Administración Electrónica

El art. 70 de la ley 39/2015 define el expediente administrativo como el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.

La NTI de Expediente Electrónico dice que estará compuesto por:

a) Documentos electrónicos.

b) Índice electrónico.

c) Firma del índice electrónico por la Administración, órgano o entidad actuante.

d) Metadatos del expediente electrónico.

La función del indice, compresivo de los documentos que contiene, es la de garantizar la integridad e inmutabilidad del expediente electrónico a la fecha de su generación, permitiendo su recuperación en cualquier momento.

En el intercambio de expedientes electrónicos, el indice incluirá para cada documento: su identificador, su huella digital y la función resumen utilizada para la obtención de la huella. Opcionalmente, puede indicar la fecha de incorporación del documento al expediente y el orden que ocupa en él.

Los expedientes electrónicos pueden disponer los documentos en carpetas y expedientes anidados. Esto quedará reflejado en el índice.

La remisión y puesta a disposición de los expedientes electrónicos se realizará mediante el envío en primer lugar del fichero en formato XML que contiene la estructura e identificación del expediente conforme al Anexo II de la NTI de Expediente Electrónico. Posteriormente se enviarán, en el orden indicado en el índice, cada uno de los documentos electrónicos que lo componen.

No formará parte del expediente administrativo la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento.

Los metadatos mínimos obligatorios son:

- Versión NTI, que identifica la estructura del expediente.

- Identificador normalizado del expediente mediante la agregación de las siglas "ES", el código de órgano, el año de creación y un código alfanumérico único que lo identifica.

- Órgano, código establecido para DIR3.

- Fecha apertura expediente, en formato año, mes, día y hora.

- Clasificación, según el Sistema de Información Administrativa (SIA).

- Estado del expediente en el momento del intercambio, pudiendo adoptar los valores de 'Abierto', 'Cerrado' o 'Indice para remisión cerrado'.

- Interesado, que aparecerá tantas veces como interesados haya. Su valor será el DNI, NIE, NIF o similar para ciudadanos y personas jurídicas. Para la Administración será su código de órgano en DIR3.

- Tipo de firma, al igual que para el documento electrónico, podrá ser 'CSV' o un formato de firma electrónica (ver ficha Metadatos mínimos obligatorios y complementarios").